Truyền thống, thân thiện như phần mềm kế toán offline và hiện đại, trẻ trung như phần mềm kế toán online, bạn sẽ lựa chọn phần mềm nào? Thực chất, mỗi kiểu phần mềm đều mang những tính năng, ứng dụng ưu việt riêng. Tùy từng trường hợp bạn nên sử dụng phần mềm nào để tận dụng được tối đa tiện ích từ nó.
Khi nào và tại sao bạn nên dùng phần mềm kế toán online?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ không đề cập đến công cụ làm kế toán Excel – một công cụ đã quá phổ biến. Tuy nhiên khi công nghệ thông tin phát triển thì nó cũng không thể so sánh được với những phần mềm kế toán chuyên nghiệp.
Bài viết này cũng không yêu cầu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán offline phải chuyển qua dùng online. Hay cứ phần mềm kế toán nào hiện đại nhất, cập nhật mới nhất thì sử dụng. Chỉ cần phù hợp với tính chất công việc, khả năng thích ứng và sử dụng của người dùng thì bạn lựa chọn. Nếu bạn vẫn thắc mắc nên sử dụng phần mềm kế toán online khi nào thì có thể dựa vào những tiêu chí dưới đây để xác định:
1. Nhu cầu quản lý
Trước hết, bạn cần xác định nhu cầu quản lý kế toán của doanh nghiệp bạn thế nào. Bạn biết đấy, phần mềm kế toán online cho phép nhân viên kế toán các chi nhánh, phòng ban cập nhật số liệu và tự động đồng bộ trên hệ thống đến máy chủ của kế toán trụ sở chính, kế toán trưởng mà không cần nhập liệu lại. Giám đốc chỉ cần vài cú nhấp chuột có thể kiểm soát tình hình kế toán tài chính dù ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào.
Nếu sếp của bạn không yêu cầu kiểm soát kế toán mỗi dịp đi xa, không cần báo cáo mọi lúc mọi nơi, cập nhật tức thời thì phần mềm kế toán offline vẫn là lựa chọn tuyệt vời. Còn nếu bạn vẫn thích sự nhanh chóng, tiện lợi của phần mềm kế toán online thì hãy sử dụng nó.
2. Quy mô doanh nghiệp
Thông thường, một doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ sẽ chưa đến mức yêu cầu phần mềm kế toán offline hay online mà chỉ cần một phần mềm quản lý nội bộ, đủ để kiểm soát thông tin tài chính.
Nhưng nếu doanh nghiệp ngày càng phát triển thành doanh nghiệp lớn, mở rộng quy mô sản xuất, chi nhánh thì chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phần mềm kế toán online. Công việc kế toán sẽ trở nên dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn khi thông tin dữ liệu sẽ được cập nhật đồng bộ từ chi nhánh đến trụ sở kế toán chính.
Còn nếu doanh nghiệp bạn vẫn muốn sử dụng phần mềm kế toán offline thì hãy lưu ý đến quy trình cũng như mức độ sai sót có thể xảy ra. Hàng tuần, hàng tháng, bộ phận quản lý kế toán sẽ phải tập hợp dữ liệu từ các phòng kế toán, chi nhánh, xử lý số liệu thành một bản báo cáo chung. Quá trình này có thể mất thời gian hơn và xảy ra sai sót bất cứ lúc nào.
3. Ngân sách đầu tư
Hầu hết doanh nghiệp cho rằng, chi phí trọn gói cho một phần mềm kế toán offline, chi phí phát sinh hàng kỳ, chi phí tư vấn, đào tạo sử dụng phần mềm không quá tốn kém, nằm trong khả năng của doanh nghiệp. (khoảng 3 triệu đồng trở lên cho một phần mềm kế toán offline trên thị trường hiện nay)
Tuy nhiên, ngoài những chi phí kể trên, doanh nghiệp bạn cũng cần đầu tư cơ sở vật chất như máy tính, máy in, máy, bảo trì máy móc định kỳ, đầu tư cho hệ thống bảo mật dữ liệu,… Các khoản chi phí này cũng không hề nhỏ và có thể phát sinh bất cứ lúc nào.
Nhưng nếu doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán online, đặc biệt phần mềm trọn gói từ phía nhà cung cấp thì những khoản chi trên sẽ tiết kiệm được đáng kể vì đã có nhà cung cấp bao hết. Như vậy, bạn đã biết mình nên sử dụng phần mềm kế toán nào chưa?
4. An toàn dữ liệu
Như bạn biết, phần mềm kế toán offline yêu cầu bạn nhập liệu thủ công và được lưu trữ trên máy chủ. Mức độ an toàn, bảo mật phụ thuộc vào người nhập liệu, tác động khách quan như mất điện mà chưa kịp lưu, hỏng hóc ổ cứng,…
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có nhân viên kế toán chuyên nghiệp, phụ trách đảm bảo an toàn bảo mật dữ liệu thì sử dụng phần mềm kế toán online sẽ là giải pháp tốt. Vì bạn nhập liệu đến đâu, thông tin được lưu trữ ngay đến đó và phía nhà cung cấp có trách nhiệm bảo mật theo hợp đồng.
Tuy nhiên, bạn cũng cần tìm hiểu nhà cung cấp phần mềm uy tín, chất lượng, đảm bảo các tiêu chí sau:
• Chứng chỉ ISO/IEC 27000 về hệ thống quản lý an ninh thông tin
• Chứng chỉ STAR quốc tế về an toàn thông tin do BSI và CSA cấp
• Chứng chỉ CMMi Level 3 đánh giá về độ thuần thục trong quy trình sản xuất phần mềm có giá trị toàn cầu do SEI phát triển và chứng nhận
Từ những thông tin trên, bạn đã xác định được doanh nghiệp mình nên sử dụng phần mềm kế toán nào rồi chứ? Phần mềm kế toán online hay offline cũng đều giải quyết tốt giúp bạn bài toán hạch toán kế toán mỗi kì. Hãy lựa chọn và sử dụng linh hoạt nếu bạn thấy phần mềm nào phù hợp với hoàn cảnh và mục đích làm việc của mình để đạt hiệu quả tốt nhất nhé!
Xem thêm:
Doanh nghiệp đã có thể kết nối ngân hàng điện tử với phần mềm kế toán
Điểm danh 03 phần mềm kế toán tốt nhất tại Việt Nam trong năm 2019
