Sổ sách, chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng để ghi chép, theo dõi và phân tích tình hình kinh doanh trong doanh nghiệp cũng như đảm bảo tính đúng đắn về mặt pháp lý. Qua bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ tổng hợp và cung cấp cho các bạn những thông tin và quy định về hình thức kế toán và sổ kế toán theo TT200.
1. Hình thức kế toán là gì?
Theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Luật Kế toán 2015, “Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán.”
Như vậy, hình thức kế toán là hệ thống bao gồm các mẫu sổ kế toán được sử dụng trong quá trình ghi chép, trình tự thực hiện việc hạch toán, phương pháp ghi sổ cụ thể, cũng như mối quan hệ logic giữa các sổ kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và khoa học trong công tác kế toán.
Việc tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến hình thức kế toán giúp doanh nghiệp ghi chép, xử lý và lưu trữ thông tin tài chính một cách khoa học và có hệ thống, qua đó đảm bảo tính chính xác, minh bạch, hỗ trợ quản lý và ra quyết định hiệu quả cũng như tránh các rủi ro về mặt pháp lý.
2. Quy định đối với hình thức kế toán và sổ kế toán theo TT200
Theo quy định tại Điều 122 Thông tư 200/2014/TT-BTC, những quy định liên quan đến hình thức kế toán và sổ kế toán trong doanh nghiệp được ban hành như sau:
– Khái niệm: Sổ kế toán là công cụ để ghi chép, hệ thống hóa và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế liên quan đến doanh nghiệp.
– Nguyên tắc chung: Mỗi doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho mỗi kỳ kế toán. Việc lập và quản lý sổ kế toán phải tuân thủ theo Luật Kế toán 2015, Nghị định 129/2004/NĐ-CP cùng các văn bản hướng dẫn thi hành và điều chỉnh liên quan.
– Quy định về biểu mẫu sổ kế toán:
- Doanh nghiệp có quyền tự thiết kế biểu mẫu sổ kế toán, miễn là đảm bảo việc cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ dàng kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
- Trong trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu riêng, doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu sổ kế toán được hướng dẫn trong Phụ lục số 4 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, nếu phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình.
– Hình thức ghi sổ kế toán:
- Tùy vào nhu cầu quản lý và đặc thù hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn và xây dựng hình thức ghi sổ kế toán phù hợp, đảm bảo việc phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác các giao dịch tài chính.
- Nếu không tự xây dựng, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức ghi sổ kế toán được quy định trong Phụ lục số 4 của Thông tư 200/2014/TT-BTC để phục vụ việc lập Báo cáo tài chính.
3. Phân biệt các hình thức ghi sổ kế toán theo TT200 và TT133
Hiện nay, có 5 hình thức ghi sổ kế toán phổ biến theo TT200 và TT133 với những đặc trưng, ưu điểm và hạn chế riêng. Cụ thể:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
| Hình thức kế toán Nhật ký chung | Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái | Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ |
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ |
Hình thức kế toán trên máy vi tính | |
| Nguyên tắc ghi chép | Ghi nhận theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của nghiệp vụ. | Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái. | Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. | Kết hợp việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) trên cùng một sổ kế toán. | Kế toán sẽ thực hiện công việc của mình theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định và được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán đã nhắc để ở trên. |
| Sổ sách kế toán chính | Sổ nhật ký chung, sổ cái. | Nhật ký – sổ cái | Chứng từ ghi sổ, sổ cái | Nhật ký – chứng từ, sổ cái | Sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái), Các sổ, thẻ kế toán chi tiết,… |
| Ưu điểm | Đơn giản, dễ áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. | Giảm bớt số lần ghi chép và tránh sai sót. | Thuận lợi trong việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ. | Thuận lợi cho quá trình phân tích thông tin kế toán – tài chính của doanh nghiệp. | Giúp quá trình xử lý và đối chiếu số liệu được diễn ra nhanh chóng, không tốn nhiều công sức. |
| Hạn chế | Cần đối chiếu và tổng hợp nhiều lần. | Cần sử dụng sổ sách lớn, cồng kềnh trong trình bày. | Mất nhiều thời gian trong ghi chép, dễ bị trùng lặp. | Phù hợp với những doanh nghiệp có tổ chức kế toán chặt chẽ vì tương đối phức tạp. | Cần đầu tư trang thiết bị và đào tạo kỹ năng tin học cho nhân viên. |
4. Mở, ghi sổ kế toán, sửa chữa sổ kế toán và chữ ký trong sổ kế toán
Quản lý sổ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận, theo dõi và kiểm soát các nghiệp vụ tài chính của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ các quy định về việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán. Tại Điều 124 và 125 của Thông tư 200/2014/TT-BTC có những quy định liên quan đến vấn đề này như sau:
4.1. Mở sổ kế toán
Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán cần được thiết lập ngay từ ngày thành lập. Việc phê duyệt sổ kế toán thuộc trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng. Sổ kế toán có thể ở dạng quyển hoặc tờ rời, trong đó các tờ rời sau khi sử dụng phải được đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi đưa vào sử dụng, sổ kế toán cần hoàn tất các thủ tục theo quy định:
– Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu tiên phải ghi rõ thông tin doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán, kỳ ghi sổ, cùng họ tên, chữ ký của người ghi sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật. Các trang sổ phải được đánh số liên tục từ đầu đến cuối và đóng dấu giáp lai giữa các trang.
– Đối với sổ kế toán dạng tờ rời: Mỗi tờ sổ phải ghi rõ thông tin doanh nghiệp, số thứ tự từng tờ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người ghi sổ. Trước khi sử dụng, giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền phải ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các tờ rời cần được sắp xếp theo thứ tự tài khoản kế toán, đảm bảo an toàn và dễ dàng tra cứu.
4.2. Ghi sổ kế toán
Việc ghi sổ kế toán phải dựa trên chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ và đã được kiểm tra đầy đủ theo quy định. Tất cả số liệu ghi nhận trong sổ kế toán cần có chứng từ đi kèm để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
4.3. Khóa sổ kế toán
Sổ kế toán phải được khóa vào cuối mỗi kỳ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra, việc khóa sổ cũng được thực hiện trong các trường hợp kiểm kê hoặc theo yêu cầu của pháp luật trong những tình huống đặc biệt.
4.4. Sửa chữa sổ kế toán
Nếu phát hiện sai sót trong sổ kế toán của kỳ báo cáo hiện tại, doanh nghiệp phải điều chỉnh bằng phương pháp sửa chữa phù hợp theo Luật Kế toán. Trường hợp phát hiện lỗi từ các kỳ trước, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán về “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.
4.5. Trách nhiệm của người ghi sổ
Người ghi sổ thuộc đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán cần ký và ghi rõ số chứng chỉ hành nghề, cùng tên và địa chỉ đơn vị dịch vụ kế toán. Nếu người ghi sổ là cá nhân hành nghề độc lập, phải ghi số chứng chỉ hành nghề theo đúng quy định.
Tạm kết:
Nắm rõ những quy định về hình thức kế toán và sổ kế toán sẽ giúp doanh nghiệp ghi nhận thông tin tài chính một cách hiệu quả, chính xác và minh bạch hơn cũng như tránh được những rủi ro tiềm ẩn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho các bạn.
